INTEGRITETSPOLICY

HWF Advokater AB värnar om din personliga integritet och alla personuppgifter som vi hanterar behandlas i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Denna policy beskriver hur vi behandlar personuppgifter om våra klienter, partners och anställda och är tillämplig inom hela vår organisation.

 

Vi ber dig läsa integritetspolicyn noggrant och hålla dig ajour om eventuella uppdateringar. Den senaste versionen finns alltid på vår webbplats. Integritetspolicyn uppdaterades senast den 16 september 2021.

1. Definitioner

1.1 Personuppgifter är information som direkt eller indirekt kan användas för att identifiera en fysisk person. Identifiering kan, exempelvis, ske med stöd av namn, adress, telefonnummer eller personnummer. Vissa personuppgifter bedöms vara känsliga (personuppgifter som utgör ”särskilda kategorier” av personuppgifter enligt EU-förordning 2016/679) och behandlas då med extra varsamhet. Känsliga personuppgifter kan till exempel vara, uppgifter om hälsa, politisk åskådning och religiös tro.

 

1.2 Behandling omfattar alla åtgärder eller kombinationer av åtgärder som utförs helt eller delvis automatiserat på Personuppgifter. En Behandling kan exempelvis vara insamling, överföring eller lagring av Personuppgifter.

 

1.3 Personuppgiftsansvarig är den fysiska eller juridiska person som bestämmer ändamålen och medlen för de Personuppgifter som Behandlas. Personuppgiftsansvarig ansvarar för att Personuppgifterna som denne Behandlar är skyddade och Behandlas på ett korrekt sätt.

 

1.4 Advokatsamfundets riktlinjer avser Advokatsamfundets vägledande regler om god advokatsed.

2. När samlas personuppgifter in?

2.1 Personuppgifter kan samlas in när olika individer, såsom klienter, samarbetspartners, konsulter, motparter, leverantörer, försäljare eller deras representanter tar kontakt med oss via telefon, vår webbplats eller e-post. Personuppgifter kan även samlas in vid besök på vårt kontor.

 

2.2 Personuppgifter kan även samlas in vid handläggningen av våra uppdrag, vid ansökningar om anställning, sommartraineeplats eller praktikplats. Vanligen samlas alla Personuppgifter in från de aktuella individerna, men Personuppgifter kan även komma att samlas in från privata eller offentliga register eller tredje part. Vid behov kan vi även komplettera eller verifiera insamlade Personuppgifter gentemot privata eller offentliga register.

3. Vilka personuppgifter behandlar vi?

3.1 Vid kontakt med oss via telefon eller e-post, eller vid ett besök på vårt kontor, kan vi komma att samla in kontaktuppgifter såsom namn, titel, arbetsplats, telefonnummer och e postadress med syftet att kommunicera med dig och/eller det företag du representerar.

 

3.2 I samband med att vi handlägger ett ärende eller har ett pågående affärsförhållande Behandlar vi de Personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra det aktuella uppdraget. Vi Behandlar även de Personuppgifter som kan komma att delges oss under handläggningstiden. Exempelvis Behandlar vi Personuppgifter såsom kontaktinformation, personnummer, ekonomisk information samt betalinformation.

 

3.3 Det finns normalt ingen skyldighet att förse oss med Personuppgifter. Men om vi inte får del av vissa Personuppgifter kan det komma att innebära att vi inte kan acceptera eller fullfölja ett uppdrag eftersom vi inte kommer att kunna uppfylla skyldigheter som ålagts oss, såsom att utföra obligatoriska intressekonflikter och kontroll av penningtvätt.

 

3.4 Vid en ansökan om anställning, sommartraineeplats eller praktikplats Behandlar vi de Personuppgifter som delges oss under rekryteringsprocessen. Detta kan exempelvis vara kontaktinformation, födelsedatum, språkkunskaper, arbetsrelaterade erfarenheter, fritidsintressen, akademiska meriter samt kontaktuppgifter till referenser.

 

3.5 Under vissa omständigheter, t.ex. under en anställning, och när du förser oss med sådana uppgifter kan vi komma att Behandla Personuppgifter som utgör ”särskilda kategorier” av personuppgifter enligt EU-förordning 2016/679 (”GDPR”), inklusive t.ex. uppgifter som avslöjar religiösa, politiska eller filosofiska övertygelser, fackföreningsmedlemskap och uppgifter om hälsa.

4. Varför behandlar vi personupppgifter och vad är den legala grunden för behandlingen?

4.1 Personuppgifter som vi Behandlar avseende en klient, Behandlas för att vi ska kunna uppfylla våra åtaganden i ingångna avtal, handlägga ärenden och tillvarata klientens intressen. Personuppgifter som Behandlas om andra fysiska personer under handläggningstiden av ett ärende, såsom ombud, konsulter eller motparter, Behandlas huvudsakligen med stöd av en intresseavvägning. Vi säkerställer att Behandlingen för detta ändamål är nödvändigt för att fullgöra vårt berättigade intresse och att vårt intresse väger tyngre än ditt intresse av att Personuppgifterna inte behandlas för ändamålet. Vi kan komma att stödja oss mot andra legala grunder för Behandlingen beroende vilket uppdrag vi tar oss an.

 

4.2 Vi Behandlar även Personuppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter i enlighet med tillämplig lag och Advokatsamfundets regelverk. Sådana skyldigheter omfattar bl.a. utförande av jävs- och penningtvättskontroll, arkivering av avslutade ärenden och fullgörande av våra skyldigheter enligt bokföringslagen.

 

4.3 Personuppgifter som Behandlas till följd av våra leverantörs- och kundrelationer Behandlas för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden under den aktuella avtalsrelationen och med hänsyn till vårt berättigade intresse. Vi Behandlar även Personuppgifter för att kunna hantera och vidhålla våra relationer med våra samarbetspartners, leverantörer eller med tredje part.

 

4.4 Vidare kan Personuppgifter Behandlas för vårt legitima intresse att förbättra vår verksamhet och utgöra underlag för marknadsanalyser, skicka ut nyhetsbrev, för att skydda oss och dina Personuppgifter från bedrägeri eller olaglig verksamhet, för att utveckla våra säkerhets- och affärssystem samt för att föra statistik.

 

4.5 Som arbetsgivare kan vi komma att Behandla Personuppgifter i syfte att t.ex. leda och fördela arbetet, för löneadministration, fullgörande av förpliktelser i anställningsavtal och juridiska skyldigheter i tillämplig lag, utbildning, karriärutveckling samt för att säkra våra lokaler och IT-nätverk. Behandlingen baseras på vårt legitima intresse och för att uppfylla våra avtalsenliga och juridiska skyldigheter.

5. Vem har tillgång till de personuppgifter vi behandlar?

5.1 Vi lämnar inte ut dina Personuppgifter på något annat sätt än de som beskrivs i denna policy.

 

5.2 Om det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att vi ska kunna tillvarata våra klienters rättigheter och intressen (t.ex. till domstolar, myndigheter, motparter och motpartsombud).

 

5.3 Utlämnande av Personuppgifter kan ske till anlitade tjänsteleverantörer eller affärspartners som tillhandahåller tjänster till oss eller utför tjänster å våra vägnar. Dessa aktörer får inte Behandla Personuppgifterna för egna ändamål, utan enbart för att kunna fullgöra sina skyldigheter i enlighet med avtal med oss och i enlighet med av oss lämnade instruktioner.

 

5.4 I vissa fall kan vi vara skyldiga att lämna ut Personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna uppfylla en skyldighet enligt tillämplig lag, följa ett myndighets- eller domstolsbeslut eller uppfylla våra skyldigheter enligt Advokatsamfundets riktlinjer.

 

5.5 Personuppgifter kan även lämnas ut med stöd av ett inhämtat samtycke eller i annat fall om det är tillåtet enligt tillämplig lag.

6. Var behandlas dina personuppgifter?

Vi överför inte dina Personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) om du inte har gett ditt uttryckliga samtycke till överföringen, eller om det finns tillräckligt skydd i enlighet med tillämplig lag för att göra en sådan överföring. Vid överföring av uppgifter utanför EU/EES är det den Personuppgiftsansvariges ansvar att se till att en adekvat skyddsnivå upprätthålls och att lämpliga skyddsåtgärder antas i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Dessa skydd består till exempel av att säkerställa att ett tredjeland är föremål för ett adekvansbeslut av Europeiska kommissionen eller att Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (“SCC“) används.

7. Dina rättigheter

Du har vissa rättigheter rörande de Personuppgifter vi Behandlar om dig. Dessa rättigheter är:

  • rätt att få information – du har en rätt att få information om hur vi Behandlar dina Personuppgifter. Vi uppfyller denna skyldighet genom denna policy och genom att svara på dina frågor.
  • rätt till åtkomst – du har rätt att begära en kopia av dina Personuppgifter om du vill veta vilka Personuppgifter vi Behandlar om dig.
  • rätt till rättelse – om någon av de Personuppgifter som vi Behandlar om dig är felaktig eller ofullständig, kan du kontakta oss och begära att den åtgärdas eller slutförs.
  • rätt att återkalla samtycke – du har rätt att återkalla ett samtycke som du har gett oss, som tillåter oss att Behandla dina Personuppgifter för ett specifikt syfte. Om du drar tillbaka ditt samtycke kommer vi att sluta Behandla dina Personuppgifter för det ändamålet.
  • rätt att göra invändningar – om du anser att vi Behandlar dina Personuppgifter felaktigt har du rätt att motsätta dig sådan Behandling. Du kan motsätta dig en Behandling som baseras på vårt legitima intresse. Om du invänder kommer vi att göra en bedömning av om vi har rätt att fortsätta Behandla dina Personuppgifter eller inte. Du kan alltid invända mot att vi använder dina Personuppgifter för direktmarknadsföring.
  • rätt till begränsning – du har rätt att begära att vi begränsar Behandlingen av dina Personuppgifter om du finner att dina uppgifter, eller vår Behandling av dem, är felaktiga i förhållande till tillämplig lag. Om vi får en sådan begäran kommer vi att begränsa vår Behandling till enbart lagring av dina Personuppgifter tills vi har gjort en bedömning av vår rätt att Behandla dina Personuppgifter. Om vi under bedömningen vill Behandla dina Personuppgifter på något annat sätt än genom lagring kommer vi be om ditt samtycke för Behandlingen.
  • rätt till radering – du har rätt att begära att vi upphör med all Behandling av dina personuppgifter och raderar dem från våra system. Om vi inte har en legal grund för att fortsätta Behandla dina Personuppgifter, t.ex. för att uppfylla en rättslig skyldighet eller ett legitimt intresse, kommer vi att uppfylla din begäran. Alla Personuppgifter som vi får fortsätta att Behandla i enlighet med tillämplig lag raderas när den rättsliga skyldigheten eller det berättigade intresset har uppfyllts.
  • rätt till dataportabilitet – du har rätt att kräva att vi överför dina Personuppgifter till en annan Personuppgiftsansvarig. Vi kan hjälpa dig med överföringen om dina Personuppgifter lagras digitalt och överföringen är tekniskt möjlig. Om vi inte kan göra överföringen direkt till den andra Personuppgiftsansvariga får du en kopia av dina Personuppgifter som du sedan kan överföra på egen hand.
  • rätt att lämna in ett klagomål – du har rätt att lämna in ett klagomål till Integritetskyddsmyndigheten.

8. HUR LÄNGE BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

8.1 Vi säkerställer att dina Personuppgifter inte lagras under längre tid än nödvändigt för att uppfylla det ändamål för vilka de Behandlas, såvida detta inte krävs eller tillåts enligt tillämplig lag. Detta innebär att även om vi upphör med att Behandla dina Personuppgifter för ett ändamål så kan vi fortfarande behöva behålla dina Personuppgifter om uppgifterna behövs för ett annat ändamål. Till exempel Behandlar vi Personuppgifter i syfte att följa diskrimineringslagen (upp till 2 år), bokföringslagen (upp till 7 år) och, om det är nödvändigt, i syfte att skydda och genomdriva våra lagliga rättigheter (upp till 10 år).  Personuppgifterna kommer att raderas eller anonymiseras när lagring inte längre krävs.

 

8.2 Personuppgifter som Behandlas under fullgörandet av ett uppdrag lagras under handläggningstiden och sparas i upp till tio år efter uppdragets fullgörande i enlighet med vår skyldighet att uppfylla Advokatsamfundets riktlinjer. Om det påkallas av omständigheterna i det aktuella fallet kan Personuppgifterna komma att sparas under längre tid.

9. COOKIES

Vi använder cookies på vår webbplats. För mer information om hur vi använder cookies kan du läsa vår cookie policy här.

10. KONTAKTUPPGIFTER

HWF Advokater AB, org. 559136–9904, Södra Storgatan 7, 252 23, Helsingborg är Personuppgiftsansvarig för de Behandlingar som beskrivs ovan. Om du önskar ha mer information om hur vi Behandlar Personuppgifter, om du vill utöva dina rättigheter eller om du har klagomål, vänligen kontakta oss via e-post [email protected].