Finansinspektionen (FI) har nyligen publicerat en tillsynsrapport angående insiderförteckningar, dvs. förteckningar över personer som har tillgång till insiderinformation. Av rapporten framgår bl.a. följande:
- Den tidigare versionen av en insiderförteckning ska sparas vid varje uppdatering av insiderförteckningen. I rapporten anger FI bl.a. att det inte är i enlighet med regelverkets krav att uppdatera men inte spara den tidigare versionen av insiderförteckningen. En ny version ska därför sparas så snart en uppdatering görs.
- Vid användande av en s.k. permanent insiderförteckning ska även en händelsestyrd insiderförteckning upprättas. En permanent insiderförteckning ersätter därmed inte den ”vanliga” insiderförteckningen utan kan användas som ett tillägg. Vi rekommenderar normalt inte att en permanent insiderförteckning används.
- FI understryker i rapporten att mallen för insiderförteckning bör fyllas i så fullständigt som möjligt då alla de efterfrågade uppgifterna har ett syfte.
- Det är viktigt att ange namn på den affärsspecifika eller händelsebaserade insiderinformationen i insiderförteckningens rubrik. Det kan vara tillräckligt att enbart ange t.ex. ”Projekt X”, men detta får avgöras mot bakgrund av omständigheterna i det specifika fallet. Enligt regelverket ska uppgiften preciseras så att det går att utläsa vilken information som avses, exempelvis en specifik affär, ett projekt eller en ekonomisk händelse. Det bör beaktas att det ska gå att utläsa vilken händelse som avses även under de fem år som insiderförteckningen ska bevaras.
- Det ska vid tidsangivelser i insiderförteckningen uttryckligen anges att klockslaget anges i koordinerad universell tid (UTC).
- Uppgifterna angående funktion och anledning till att personen har tillgång till insiderinformation är två olika uppgifter; dels personens funktion/roll hos bolaget, dels anledningen till att personen har tillgång till insiderinformationen. När det gäller VD och styrelseordförande kan det dock vara tillräckligt att ange funktionen, dvs. någon ytterligare förklaring till varför personen har tillgång till insiderinformationen behöver möjligen inte anges. Om det däremot inte klart framgår av personens funktion vad anledningen är till att personen har insiderinformation är rekommendationen att i varje enskilt fall ange anledningen till att personen har den specifika insiderinformationen.
- Vid angivande av privat telefonnummer bör samma telefonnummer som för arbetet inte anges även om personen saknar ett privat telefonnummer. Istället bör det anges att privat telefonnummer saknas.
För ytterligare information, se rapporten i dess helhet på följande länk: FI-tillsyn-16-insiderförteckningar